W czasach łatwego dostępu do Internetu i ciągłych powiadomień mamy duży problem z utrzymaniem skupienia. Skupienie jest nam potrzebne by efektywnie wykonywać swoją pracę, ale też by osiągnąć flow. Jeden z najistotniejszych stanów, jakich możemy doświadczyć podczas pracy. Flow to stan umysłu, w którym jesteśmy w pełni zanurzeni i zaangażowani w bieżącą czynność. To bardzo pozytywne zjawisko, które nie tylko dodaje nam energii, ale też dostarcza satysfakcji z tego co robimy. Jest tylko jeden problem. Jak doświadczyć flow w świecie pełnym wszelkiego rodzaju “rozpraszaczy”. Dodatkowo w czasach gdy duża część z nas pracuje z domów. Chciałabym się podzielić z Tobą kilkoma trikami, które pomagają mi się skupić i częściej korzystać z flow.
7 wskazówek jak się skupić
1. Kartka i długopis
Moim głównym celem jest skupienie się na bieżącym zadaniu. Wszystko inne to czynniki rozpraszające i muszą zostać usunięte. Jeżeli w mojej głowie pojawia się coś nie związanego z aktualnym zajęciem ląduje na kartce. Lista zakupów, pomysł na obiad czy nawet myśli dotyczące dalszych kroków w obecnym zadaniu. W ten sposób oczyszczam głowę ze wszystkich drobiazgów, które starają się odciągnąć moją uwagę od tego, co teraz robię. Przeniesienie tego wszystkiego na papier pozwala mi zapanować nad myślami. O niczym nie zapomnę, mam to przecież zapisane. Wrócę do tego w dalszej kolejności.
2. Wyłącz telefon
Drugim, po moich myślach, największym rozpraszaczem w ciągu dnia jest telefon. By mi on nie przeszkadzał wyłączam WiFi, wszystkie notyfikacje i dźwięki. Dodatkowo kładę telefon na stole ekranem w dół. Można też włączyć w telefonie tryb samolotowy. Dzięki temu mam co prawda telefon blisko siebie, ale przestaje on rozpraszać moją uwagę. Daje mi to świadomość, że to ja jestem panią swojego czasu. Telefon jest dla mnie narzędziem i mogę go użyć kiedy ja będę chciała, a nie kiedy on się odezwie.
3. Wiadomości e-mail w określonych godzinach
Najlepszy dla mnie moment na sprawdzenie poczty elektronicznej to południe. Jestem wtedy już po pierwszym bloku skupienia w ciągu dnia. Najważniejsze zadanie zostało już skończone albo posunęło się znacząco do przodu. Teraz czas na przerwę, na zadanie które nie wymaga ode mnie dużego skupienia. To dobry moment na sprawdzenie poczty.
Ustawiłam sobie program pocztowy tak, by zaciągał nowe wiadomości około południa. Dzięki temu nie dostaję nieustannych powiadomień w trakcie pracy. Dostaje je o określonej porze. Dodatkowo w swojej skrzynce pocztowej stosuję zasadę Inbox Zero.
Inbox Zero
Jest to systematyczne przeglądanie i czyszczenie skrzynki elektronicznej. Można tę czynność porównać do prawdziwej skrzynki na listy. Idziesz do takiej skrzynki prawdopodobnie nie częściej niż raz dziennie. Otwierasz ją i wyciągasz całą zawartość. Zaczynasz przeglądać listy. Cały spam zostaje od razu wyrzucony. Sprawdzasz do kiedy trzeba zapłacić otrzymane rachunki. Ustawiasz sobie przypomnienie by to zrobić w wolnej chwili. Prawdziwe listy (o ile jeszcze takie dostajesz), czytasz lub zostawiasz na później jako przyjemną przerwę. Tak samo można podejść do swojego Inbox’a. Przeglądam wiadomości i zadaje sobie następujące pytania:
- Czy potrzebuję zatrzymać tą wiadomość? Czy są tam jakieś istotne informacje do zapamiętania? - Jeżeli tak, przenoszę taką wiadomość do odpowiedniego folderu/kategorii. Jeżeli nie, usuwam.
- Czy ta wiadomość wymaga ode mnie jakiejś akcji? Zaznaczenia daty w kalendarzu? Zapłacenia rachunków? Jeżeli to akcja, która nie zajmie więcej niż 5 minut warto ją zrobić od razu. Jeżeli jest to coś większego dobrze jest zaplanować czas na to zadanie.
4. Jeden pulpit, jedna aplikacja
Używam Ubuntu w wydaniach LTS (Long Term Support) z nakładką Ambiance, gdzie mam dostęp do wielu pulpitów. Moja zasada brzmi na każdy pulpit przypada tylko jedna uruchomiona aplikacja. To pozwala mi skupić uwagę na jednej rzeczy naraz. Obecnie wystarczają mi cztery pulpity:
- Program pocztowy (Thunderbird)
- Przeglądarka (Google Chrome)
- Edytor tekstowy (VS Code)
- Komunikator (Slack)
Możesz zapytać: A gdzie Twoja konsola? Jako konsoli używam terminala Guake. To bardzo przydatne narzędzie. Pokazuje i chowa terminal za pomocą jednego klawisza F12 na dowolnym pulpicie. Właśnie tam gdzie go w danym momencie potrzebuję. Dodatkowo chciałabym tu jeszcze zaznaczyć, że nie używam dodatkowego ekranu. Korzystam tylko z samego laptopa. Zauważyłam, że dodatkowy monitor bardziej mnie rozprasza niż pomaga się skupić.
5. Wyzwalacze (trigery) pracy
By poprawić swoją produktywność jeszcze bardziej, mam pewien sposób. Nazywam to trigerem pracy. Tworzę sobie otoczenie wspierające skupienie. Oto kilka przykładów:
- Jedno miejsce do pracy - Mam tylko jedno miejsce do pracy. Dzieje się tam tylko praca. Zero jedzenia, oglądania filmów czy przeglądania internetu dla rozrywki. Czysta praca.
- Słuchawki - Gdy bardzo zależy mi na skupieniu się zakładam słuchawki, ale nie słucham muzyki. Słuchawki są dla mnie takim symbolem odcięcia się od świata zewnętrznego. Wiem to nie tylko ja, ale także moje otoczenie. Muzykę w słuchawkach włączam tylko wtedy, gdy otaczający mnie hałas nie pozwala mi się skupić. W większości przypadków wystarczają same słuchawki.
- Jedna przeglądarka do pracy - Używam dwóch przeglądarek. Jedna służy mi tylko i wyłącznie do pracy. Jest to Google Chrome. Znajdują się tam strony i aplikacje potrzebne do pracy. Do rozrywki używam przeglądarki Chromium. Oglądam tam filmy na YouTube, korzystam z mediów społecznościowych czy zażywam dowolnej innej rozrywki. W ten sposób nie kusi mnie mieszanie czasu pracy z rozrywką. Rozdzielenie przeglądarek pozwala mi mocniej zaznaczyć tą granicę między pracą a odpoczynkiem. Nie muszę używać dodatkowych aplikacji do blokowania niektórych stron w określonych godzinach.
6. Usuń wszystko co cię rozprasza
Moim celem jest osiągnięcie flow. Usunięcie rozpraszaczy to najważniejsza rzecz jaką trzeba zrobić w tym kierunku. Przeszkadza mi muzyka, wyłączam ją. Jestem głodna, jem przekąskę. Za mało, za dużo światła? Za zimno, za ciepło? Staram się ustawić wszystko tak, by nic mi nie przeszkadzało. Oczywiście są sytuację, w których nie jesteśmy wstanie wyeliminować wszystkich rozpraszających nas czynników. Przykładowo: sąsiad robiący remont. To jest poza naszą kontrolą. Choć myślę, że tutaj rozwiązaniem mogłyby być słuchawki z aktywnym tłumieniem hałasu (noise cancelling). Najważniejsze jednak jest zadbanie o rzeczy, które są w zasięgu naszej kontroli.
7. Własne zasady
Wprowadzenie sobie dodatkowego zestawu zasad obowiązujących podczas pracy, też może znacząco pomóc. W każdej chwili zawahania patrzymy na zbiór zasad i wiemy co należy zrobić. Zachęcam Cię do stworzenia sobie własnego zestawu zasad. Takich które będą Ci służyć. Poniżej zamieszczam niektóre z moich zasad. Potraktuj je jako inspirację:
- Zaczynam od najważniejszego zadania w danym dniu.
- Dzień pracy zaczynam jak najwcześniej. Optymalna jest dla mnie 7:00 rano.
- Porządkuję swoje stanowisko w trakcie pracy. Usuwam pojawiające się w ciągu dnia papiery, książki itd. Sprawdzam moją listę TODO i usuwam wszystkie zadania już zrealizowane. Zamykam niepotrzebne zakładki w przeglądarce czy edytorze tekstowym. W większości przypadków w przeglądarce wystarcza mi time tracker, zdalne repozytorium, bug tracker i CI (Continuous Integration). No może jeszcze czasem uruchomiona aplikacja.
- Dzielę edytor tekstowy na dwie części. W jednej mam kod, a w drugiej testy do tego kodu.
- Staram się jak najrzadziej przełączać kontekst. Jedno zadanie w jednym momencie. Grupuję zadania do siebie podobne lub jakoś ze sobą połączone. Przełączanie kontekstu dotyczy też używania na zmianę klawiatury i myszki. Tu z pomocą przychodzą skróty klawiszowe.
- Nie sprawdzam wiadomości e-mail przed południem.
- Zasada 5 minut - jeśli coś zajmuje mniej niż 5 minut, warto to zrobić od razu. To może być ustawienie spotkania w kalendarzu, mała przekąska czy ustawienie nowego zadania na jutro.
- Po zakończeniu pracy tworzę listę zadań na następny dzień z uwzględnieniem priorytetów. To pozwala mi zaoszczędzić dużo czasu z rana, który normalnie poświęciłabym na przypomnienie sobie co robiłam wczoraj i od czego powinnam zacząć nowy dzień. A tak po prostu otwieram moją listę i widzę czym mam się zająć w pierwszej kolejności.
- Korzystam z Facebook’a raz w tygodniu. (Zazwyczaj jest to środa)
- Używam Instagram’a tylko raz dziennie.
Na koniec jeszcze jedna sprawa. Zdarzają się takie dni, w których pomimo wszystkich tych elementów wymienionych powyżej nie potrafię się skupić. To jest OK. Pozwalam sobie na taki dzień. Zabieram się wtedy za zadania niewymagające ode mnie dużego skupienia. Wiem, że jeżeli pozwolę sobie na taki odpoczynek, to następnego dnia będę bardziej zmotywowana do efektywnej pracy. Bez niepotrzebnych wyrzutów sumienia i z pewnego rodzaju wyrozumiałością dla samej siebie łatwiej jest zabrać się do pracy.
Masz jakieś swoje wskazówki dotyczące skupienia i efektywnej pracy? Jeżeli tak, to podziej się nimi w komentarzach. Chętnie wypróbuje ciekawe pomysły.